Disitrict2.jpeg

Secretaris

de communicatieve band tussen het bestuur en de leden

Algemeen

  • De clubsecretaris is de communicatieve band tussen het bestuur en de leden. Daarom is een uitstekende relatie tussen de secretaris en de voorzitter en de penningmeester van kapitaal belang. Een goed functionerende secretaris vergemakkelijkt zeker hun werk.

  • De secretaris vormt daarnaast een belangrijke schakel tussen de club en de hogere structuren: het district, het multiple district, Lions International. Deze structuren kunnen maar optimaal functioneren als clubsecretarissen hun taak stipt en correct vervullen.

Help, ik ben clubsecretaris!

  1. Je bent de link tussen clubbestuur en de leden. Een goeie samenwerking met voorzitter en penningmeester is essentieel en enige kennis over het lionisme is een pluspunt.

  2. Je bent ook een belangrijke schakel tussen de club en de zone, het district, het multiple district en Lions International (Oak Brook). Deze kunnen slechts optimaal functioneren wanneer de clubsecretarissen correct en stipt hun taak uitvoeren.

  3. Je stelt samen met de voorzitter de activiteitenkalender van de club op en houdt deze up-todate.

  4. Je beheert de archieven en zorgt voor een overzichtelijk dossier van elk lionsjaar met: de notulen van alle vergaderingen, de samenstelling van de commissies, de aanwezigheidslijst, de resultaten van de verkiezingen, de lijst met naam, eventuele clubfunctie, adres, telefoonnr en e-mailadres van de leden.

  5. In samenspraak met de clubvoorzitter bereid je de agenda van de werkvergadering voor.

  6. Je staat in voor de verslaggeving van alle activiteiten van de club (bestuurs- en werkvergaderingen, ...) en volgt de aanwezigheden op.

  7. Beheer van de clubfiche: wijziging van weekdag, datum of locatie van werkvergadering, dinner...

  8. Je stelt het activiteitenverslag op na elk fundraising of sociaal event en stuurt het naar MD webmaster.

9. Validering Maandelijks Ledenrapport (MLR): de validering dient te gebeuren ten laatste op de 24ste van de maand (vóór middernacht) zelfs indien er geen wijzigingen waren tijdens de voorbije maand!! Indien er wijzigingen zijn gebeurd in het ledenbestand dient u deze in te voeren enkele dagen vóór de 24ste van de maand aangezien het MD Secretariaat dit op zijn beurt dient te valideren. Na een wijziging moet u altijd en tijdig het MLR opnieuw valideren vóór de 24ste.

10. Jaarlijks invoeren van nieuw bestuur via het formulier PU-101 uiterlijk 30 april.

11. Up to date houden van de ledenfiches: ledenwijziging, nieuw lid invoeren, transfer, overlijden, ontslag van een lid.

Waarop moet je letten bij het invullen?

 

  • Correcte schrijfwijze, geboortedatum invullen, contact e-mailadres niet vergeten en aanvinken of e-mailadres in ‘papieren directory’ mag verschijnen. Graag ook aanduiden of lid Leo was en hoelang.

  • Correcte ledenfiche is super belangrijk: ze vormt de basis voor een correct MLR en gegevens in papieren directory. Ze is de bron van gegevens voor lionsverantwoordelijken. Correct emailadres voor versturen van o.a. de FLASH

  • OPGELET! Als je de ledenfiche invult voor een ander lid, spreek dan eerst met het lid af wat er in de directory mag verschijnen zowel op beroeps- als op per

Het beheer voor de punten 9 t.e.m. 11 gebeuren op de MD ledenwebsite: www.lionsbelgium.be (Leden) of rechtstreeks: www.lionsinternational.be, achter paswoord, in de rubriek directory-online.

Ledenadministratie (ledenfiche met personalia)

De ledenfiche vormt de basis voor het Maandelijks Leden Rapport = MLR (zie verder, we noemden het vroeger MER of RME) en voor de gegevens die opgenomen worden in de ‘papieren’ directory. Zij is tevens een bron van gegevens voor elke leidinggevende in Lions.

 

De ledenfiche wordt ingegeven in de directory on line op de MD-website. Elk lid heeft toegang om zijn persoonlijke gegevens aan te passen (“niveau 1”). Clubvoorzitter, –secretaris en internetverantwoordelijke hebben toegang om de informatie van al de leden van hun club te wijzigen (“niveau 2”). Districtsverantwoordelijken hebben naargelang van hun functie uitgebreidere toegangsmogelijkheden.

 

Check elk jaar of je persoonlijke gegevens nog correct zijn; alle leden kunnen dat.

 

Tip: de secretaris kan op een werkvergadering de fiches voorleggen (of zijn laptop meebrengen). Zo ben je zeker dat er geen klachten komen na het verspreiden van de ‘papieren’ directory ☺ !

 

Het “Maandelijks Leden Rapport” (MLR)

Het MLR (we noemden dat vroeger MER of MRE) is het instrument bij uitstek voor een goede functionering van LCI op de diverse niveaus, administratief en financieel.

 

Het MLR wordt enkel DIGITAAL ingevuld

  • uiterlijk de 24e van elke maand,

  • ook als er zich geen enkele wijziging in ledenbestand heeft voorgedaan,

  • ook als Lions zowat stilligt in de vakantiemaanden!

  • wijzigingen in het ledenbestand moeten enkele dagen voordien worden ingevoerd, anders verschuift de wijziging naar de volgende maand, met mogelijke financiële consequenties voor facturering aan de club

  • MD 112 stuurt automatisch en tijdig de gegevens naar Oak Brook door.

Als clubverantwoordelijke heb je een hele reeks mogelijkheden:

  • clubbestuur ingeven of wijzigen

  • wijzigen van het informatieve gedeelte van de club (gegevens over vergaderingen, lokaal …)

  • wijzigen van gegevens van de eigen clubleden

  • functies van clubleden verbeteren of toevoegen

  • een nieuw lid voorstellen

  • voorstel tot uittreden van een lid

  • voorstel voor transfer naar een andere club

 

Opgepast !

  • wijzigingen (vertrek leden, nieuwe leden,…) moet je enkele dagen voor het valideren ingeven, aangezien elke wijziging door het secretariaat-generaal wordt nagekeken

  • er zijn minder leden: schrap de leden die de club verlaten en duid de reden aan (overleden, ontslagname…)

  • er zijn meer leden: geef alle gegevens in van ieder nieuw lid en duid aan of het gaat om een transfer of een nieuw lid

 

Het P.U. formulier (PU-101)

Hiermee wordt jaarlijks voor 1 april aan District, MD (en aan Oak Brook) de samenstelling van het nieuwe clubbestuur gemeld.

Met de elektronische aangifte heb je aan je verplichtingen voldaan. Het MD 112 zorgt er voor dat de gegevens juist en tijdig in Oak Brook terechtkomen. Je moet dus zelf niets naar Oak Brook sturen. Ook de bestuursgegevens voor de papieren directory komen daar dan automatisch in.

 

Volledigheidshalve worden volgende functies gevraagd :

  • voorzitter (chairperson), GAT

  • eerste vicevoorzitter (1st vice–chairperson),GLT

  • penningmeester (treasurer)

  • secretaris (secretary)

  • ICT & Communicatie (internetverantwoordelijke)

  • voorzitter Membership, GMT

  • voorzitter Service, GST (social activities)

  • protocolchef (protocol)

  • de jeugdverantwoordelijke (responsible youth)

  • LCIF Coordinator (contact voor LCIF gerelateerde aangelegenheden)

  • en desgevallend ook de contactpersoon met de Leo’s (Leo Advisor).

 

GDPR

Hou rekening met de vereisten van GDPR (Global Data Protection Regulation).

Voor GDPR bestaat er een clubconsent procedure ontwikkeld door het MD. Ga voorzichtig om met persoonsgegevens en emailadressen!

 

  • Bij “massa”-mailings zet de e-mailadressen in BCC (blind copy) en vermeldt bovenaan je mail wie je aanschrijft!

  • Verstuur geen Excel-bestanden met e-mailadressen maar zet het bestand om in PDFformaat!

Voorzitter

(GAT)

De teamleider en algemene coördinator van het Global Action Team op clubniveau.

Protocol

De protocolchef is verantwoordelijk voor het ceremonieel en voor de goede gang van zaken ...

Vice Voorzitter

(GLT)

De verkozen opvolger voor het leiden van de club, en bereidt zich daartoe voor.

De secretaris

De schakel tussen de club en de hogere structuren.

Voorzitter membership

(GMT)

Zonder ledenaanwerving, retentie, vernieuwing en verjonging,geen club.

Penningmeester

goeie rekeningen geven goeie vrienden!

Voorzitter Service

(GST)

Sociale dienstverlening is het hart en de kracht van de clubwerking.

De samenhang

Relatie tussen de componenten van GAT

 

Documenten