Disitrict2.jpeg

Protocolchef

Intendant, ceremoniemeester, behoeder van de clubtradities

Per definitie is het protocol een geheel van regels en gewoontes van beleefdheid, courtoisie en savoir-vivre. Ze ontstaan vanuit de groepsvorming en evolueren in de loop der jaren. Elke club kent mooie tradities en prettige gewoontes; volg die en het zit goed!

 

De protocolchef is verantwoordelijk voor het ceremonieel en voor de goede gang van zaken bij de clubactiviteiten: intendant, ceremoniemeester, behoeder van de clubtradities, ook van het clubmateriaal. In sommige clubs leidt hij bovendien de animatie.

 

In vergaderingen is de protocolchef de rechterhand van de voorzitter die er mee op toeziet dat die aangenaam, constructief en gediversifieerd verlopen. De protocolchef kent dus de interne regelingen, afspraken en typische clubtradities, die hij ook doorgeeft aan de clubgenoten. Zoals de secretaris de “kabinetschef” van de voorzitter is, is de protocolchef diens “aide de camp”.

 

Waarom ?

Iedereen, Lion of buitenstaander, mag een hartelijke en correcte ontvangst verwachten. Lionsvrienden, personaliteiten, bezoekers, gastsprekers op bezoek bij de club worden met de nodige egards ontvangen; ze mogen zich thuis voelen! Met improvisatie haalt de protocolchef het niet. Een makkelijke regel: behandel de anderen zoals je graag zelf zou behandeld worden.

Protocol mag je eigenlijk niet voelen. Protocol waarborgt orde en methodiek: alles verloopt vlot wanneer iedereen weet wat hij op het juiste moment hoort te doen. In niks overdrijven. In eerste instantie geldt de traditie van de club, maar in bepaalde gevallen of voor sommige gelegenheden mag er aan gesleuteld worden.

Wat kan de protocolchef doen?

  • vooraf, als intendant (commissiewerking) :

    • hem betrekken bij het opmaken (juist en volledig) en verzenden (niemand vergeten, juiste titels) van uitnodigingen

    • inrichting van de locatie: vlaggen, wimpels, materiaal (microfoon, projectie), vooraf testen, eventuele geschenken, praktische dingen regelen met de zaalexploitant

    • tafelschikking (Moet er een “hoofdtafel” zijn?)

  • bij de ontvangst :

gasten verwelkomen (niemand aan zijn lot overlaten), hen voorstellen aan de voorzitter en andere leden.

  • bij aanvang van de maaltijd :

voorlezen van het menu (en wijnen), desgevallend met wat zinnige en prettige commentaar. Districtshandboek 112B 2020 - 2021 versie 11/02/2021 Blz. 32 van 108

  • tijdens de vergadering (afhankelijk van de clubgewoontes):

zorgt (samen met de censor of tailtwister) voor de “welvoeglijkheid”, hanteert hamer en bel, ziet toe op het vlotte verloop van de maaltijd (geen bediening tijdens een spreekbeurt,…)

Speciale gelegenheden en bijeenkomsten waarbij wat meer protocol mag zijn:

  • bestuurswissel

  • aanvaarding van een nieuw lid

  • bezoek van de gouverneur aan de club

Protocollijsten en afspraken

Binnen Lions International bestaat een protocollijst, de zogenaamde voorrang volgens functie. Zie de website, onder “log in/out”, onderdeel “documenten en materialen“.

 

Op clubniveau is er echter weinig contact met internationale vertegenwoordigers. Komt er een buitenlandse gast op officieel bezoek, dan kunnen District of MD advies geven.

 

Gender in Lions… Officieel is jaren geleden al beslist om de benaming …”man” te vervangen door “person”. Zo is de vroegere chairman nu een chairperson geworden. Niets belet echter om een man nog altijd chairman te noemen. Gelukkig hebben we ook nog het Nederlandse “voorzitter/voorzitster”. In het Engels heet die trouwens Club President en niet officieel chairperson!

 

Hier in het Districtshandboek hebben we gemakshalve de algemene aanspreking gebruikt, dus “hij en hem” in plaats van telkens de moeizame vorm “hij/zij” en “hem/haar”! We hopen dat niemand zich daaraan stoort.In de club geldt altijd dat de eigen clubvoorzitter de vergadering leidt. Hij speelt immers thuis en is de centrale figuur.

 

Niet-Lions bezoekers worden verwelkomd volgens de plaatselijke gebruiken.

 

De voorzitter zit centraal aan de hoofdtafel. Aan zijn rechterhand zit de belangrijkste gast, links van hem de tweede belangrijkste. Is een niet-Lions gastspreker, dan zit deze rechts van de voorzitter en schuiven alle anderen een rang op.

Als er zeer veel bezoekers zijn kunnen er verschillende hoofdtafels zijn, met bij voorbeeld de 1e vicevoorzitter als “hoofd”. Aparte (ronde) tafels bij voorbeeld zijn veel praktischer dan een grote “carré” waar de “top” geen vis-à-vis heeft; conversatie is dan veel beperkter.

 

DE GOUVERNEUR OP BEZOEK

Naar jaarlijkse traditie bezoekt de gouverneur elke club van ons district. We geven enkele tips en suggesties voor de organisatie van dit bezoek. Respecteer de timing in de mate van het mogelijke. Nodig geen andere gastsprekers uit. Het is de uitdrukkelijke wens van de gouverneur om in een gemoedelijke, informele sfeer de club, haar werking en haar leden beter te leren kennen. De clubvoorzitter en -secretaris ontvangen tijdig een brief vanwege protocol over het bezoek van de gouverneur aan hun club.

 

Enkele praktische afspraken:

  • Vul onderstaande vragenlijst in en stuur hem naar de protocolchef van het district, Eddy Brouwers (eddy@gs-aviation.be).

  • Verloop van het bezoek:

    • 19 uur: een korte vergadering met alle bestuursleden en één of meerdere recente leden. Is je club peterclub van een Leo club, nodig dan ook de Leo-voorzitter of zijn vervanger uit. 

    • Na het voorgerecht wil de gouverneur de club toespreken (maximaal 15 min.). Daarna wisselen we de fanions uit.

    • Na het hoofdgerecht is er gelegenheid voor een vraag- en antwoordmoment.

    • Het officiële gedeelte van de vergadering wordt afgesloten rond 22u30.

  • Als de gouverneur door iemand vergezeld wordt, laten we u dat tijdig weten.


Voorzitter

(GAT)

De teamleider en algemene coördinator van het Global Action Team op clubniveau.

Protocol

De protocolchef is verantwoordelijk voor het ceremonieel en voor de goede gang van zaken ...

Vice Voorzitter

(GLT)

De verkozen opvolger voor het leiden van de club, en bereidt zich daartoe voor.

De secretaris

De schakel tussen de club en de hogere structuren.

Voorzitter membership

(GMT)

Zonder ledenaanwerving, retentie, vernieuwing en verjonging,geen club.

Penningmeester

goeie rekeningen geven goeie vrienden!

Voorzitter Service

(GST)

Sociale dienstverlening is het hart en de kracht van de clubwerking.

De samenhang

Relatie tussen de componenten van GAT

 

Documenten

Contact

LCI_emblem_2color_web%2520(1)_edited_edi

Eddy Brouwers

Districtsprotocolchef