Protocolchef

Per definitie is het protocol een geheel van regels en gewoontes van beleefdheid, courtoisie en savoir-vivre. Ze ontstaan vanuit de groepsvorming en evolueren in de loop der jaren. Elke club kent mooie tradities en prettige gewoontes; volg die en het zit goed!

 

De protocolchef is verantwoordelijk voor het ceremonieel en voor de goede gang van zaken bij de clubactiviteiten: intendant, ceremoniemeester, behoeder van de clubtradities, ook van het clubmateriaal. In sommige clubs leidt hij bovendien de animatie.

 

In vergaderingen is de protocolchef de rechterhand van de voorzitter die er mee op toeziet dat die aangenaam, constructief en gediversifieerd verlopen. De protocolchef kent dus de interne regelingen, afspraken en typische clubtradities, die hij ook doorgeeft aan de clubgenoten. Zoals de secretaris de “kabinetschef” van de voorzitter is, is de protocolchef diens “aide de camp”.

 

Waarom ?

​

Iedereen, Lion of buitenstaander, mag een hartelijke en correcte ontvangst verwachten. Lionsvrienden, personaliteiten, bezoekers, gastsprekers op bezoek bij de club worden met de nodige egards ontvangen; ze mogen zich thuis voelen! Met improvisatie haalt de protocolchef het niet. Een makkelijke regel: behandel de anderen zoals je graag zelf zou behandeld worden.

​

Protocol mag je eigenlijk niet voelen. Protocol waarborgt orde en methodiek: alles verloopt vlot wanneer iedereen weet wat hij op het juiste moment hoort te doen. In niks overdrijven. In eerste instantie geldt de traditie van de club, maar in bepaalde gevallen of voor sommige gelegenheden mag er aan gesleuteld worden.

​

Wat kan de protocolchef doen?

​

• vooraf, als intendant (commissiewerking) :

  • hem betrekken bij het opmaken (juist en volledig) en verzenden (niemand vergeten, juiste titels) van uitnodigingen

  • inrichting van de locatie: vlaggen, wimpels, materiaal (microfoon, projectie), vooraf testen, eventuele geschenken, praktische dingen regelen met de zaalexploitant

  • tafelschikking (Moet er een “hoofdtafel” zijn?)

​​

• bij de ontvangst :

gasten verwelkomen (niemand aan zijn lot overlaten), hen voorstellen aan de voorzitter en andere leden.

​​

• bij aanvang van de maaltijd :

voorlezen van het menu (en wijnen), desgevallend met wat zinnige en prettige commentaar. 

​

• tijdens de vergadering (afhankelijk van de clubgewoontes):

zorgt (samen met de censor of tailtwister) voor de 'welvoeglijkheid', hanteert hamer en bel, ziet toe op het vlotte verloop van de maaltijd (geen bediening tijdens een spreekbeurt,…)

​

Speciale gelegenheden en bijeenkomsten waarbij wat meer protocol mag zijn:

• bestuurswissel

• aanvaarding van een nieuw lid

• bezoek van de gouverneur aan de club

​

Protocollijsten en afspraken

​

Binnen Lions International bestaat een protocollijst, de zogenaamde voorrang volgens functie. Zie de website, onder “log in/out”, onderdeel “documenten en materialen“.

 

Op clubniveau is er echter weinig contact met internationale vertegenwoordigers. Komt er een buitenlandse gast op officieel bezoek, dan kunnen District of MD advies geven.

 

Gender in Lions… Officieel is jaren geleden al beslist om de benaming …”man” te vervangen door “person”. Zo is de vroegere chairman nu een chairperson geworden. Niets belet echter om een man nog altijd chairman te noemen. Gelukkig hebben we ook nog het Nederlandse “voorzitter/voorzitster”. In het Engels heet die trouwens Club President en niet officieel chairperson!

 

Hier in het Districtshandboek hebben we gemakshalve de algemene aanspreking gebruikt, dus “hij en hem” in plaats van telkens de moeizame vorm “hij/zij” en “hem/haar”! We hopen dat niemand zich daaraan stoort.In de club geldt altijd dat de eigen clubvoorzitter de vergadering leidt. Hij speelt immers thuis en is de centrale figuur.

 

Niet-Lions bezoekers worden verwelkomd volgens de plaatselijke gebruiken.

 

De voorzitter zit centraal aan de hoofdtafel. Aan zijn rechterhand zit de belangrijkste gast, links van hem de tweede belangrijkste. Is een niet-Lions gastspreker, dan zit deze rechts van de voorzitter en schuiven alle anderen een rang op.

Als er zeer veel bezoekers zijn kunnen er verschillende hoofdtafels zijn, met bij voorbeeld de 1e vicevoorzitter als “hoofd”. Aparte (ronde) tafels bij voorbeeld zijn veel praktischer dan een grote “carré” waar de “top” geen vis-à-vis heeft; conversatie is dan veel beperkter.

​